Contoh Laporan Evaluasi Kegiatan
Contoh Laporan Evaluasi Kegiatan |
Evaluasi
Kegiatan
Wisuda Angkatan ke-1
SMK Visi Media
Indonesia
Tahun 2013/2014
KETUA
PELAKSANA
Segala puji syukur kepada Tuhan Yang Maha Esa yang telah memberikan kemampuan kepada kami untuk
menyelesaikan serangkaian kegiatan wisuda angkatan ke-1 tahun 2014.
Bertema The Creative Pioneers diharapkan mampu melahirkan generasi-generasi pelopor yang kreatif. Sehingga kelulusan pertama mampu memberikan dampak positif bagi peningkatan kreatifitas di bidang animasi dan broadcasting.
Kegiatan wisuda dilaksanakan pada hari
Jumat, 6 Juni 2014 dari pukul 13.30 sampai 16.00 WIB bertempat di Dreamligt World Media, Ungaran. Rangkaian kegiatan tersebut bertujuan sebagai pelepasan peserta didik serta pengucapan
syukur atas kelulusan pertama yang di capai oleh SMK Visi Media Indonesia.
1.
Launching Panitia
Bulan April 2014 terbentuk kepanitiaan yang
menjalankan prosesi wisuda angkatan ke-1.
Terbentuknya
kepanitiaan tersebut bertujuan untuk:
a.
Merencanakan,
mengelola, melaksanakan, memonitoring dan mengevaluasi seluruh tahapan-tahapan
pelaksanaan kegiatan khususnya Kegiatan Prosesi Wisuda SMK Visi Media Indonesia
b.
Mengatur tata laksana
dan tata kerja dalam persiapan dan pelaksanaan suatu kegiatan
c.
Mengelola materi
kegiatan
d.
Pengkondisian dan
penciptaan suasana yang kondusif dan kooperatif bagi pelaksanaan kegiatan
organisasi
e.
Melaksanakan dan
mengendalikan kegiatan operasional yang berkaitan dengan kegiatan
f.
Melaksanakan koordinasi
dan komunikasi dengan semua unsur yang terlibat dalam kegiatan.
Susunan
Panitia Pelaksanaan Wisuda
SMK
Visi Media Indonesia
1.
Penganggungjawab : Augustinah, S.Pd. M.Si
2.
Ketua Panitia : Firdaus
Azwar Ersyad, S.Sn
3.
Sekretaris 1 :
Sulistiyowati, S.Pd
4.
Sekretaris 2 : Adisti
Evandari
5.
Bendahara : Andiek
Padiyanto, A.md
6.
Sie Acara : Sri
Kristiana, S.Si
7.
Sie Humas dan Publikasi
1 : Aditya Indra Wibawa, S.Pd
8.
Sie Humas dan Publikasi
2 : Andika Dwi, S.Pd
9.
Sie Perlengkapan dan
dekorasi 1 : Hendri Listiawan, S.Sos
10. Sie
Perlengkapan dan dekorasi 2 : Agus
Nugroho, S.Pd
11. Sie
Konsumsi 1 :
Veny Nur Aini, S.Pd
12. Sie
Konsumsi 2 :
Irma Wati, S.Pd
13. Sie
Dokumentasi dan transportasi : Taruna
Budiono, S.I.Kom
14. Sie
Dana dan Sponsorship 1 : Suci
Wahyuningsih, S.Pdk
15. Sie
Dana dan Sponsorship 2 : Putut
Sanyata, A.Md
16. Sie
keamanan dan parkir : Rokhmani dan Hery
17. Pembantu
Umum : OSIS SMK
VISI MEDIA
2.
Rapat
Kordinasi Seksi.
Koordinator
setiap seksi akan mempermudah koordinasi kepanitiaan.
Kegiatan tersebut ditujukan untuk mengetahui perkembangan
kinerja dan strategi yang harus dijalankan.
Rapat kordinasi
dengan semua panitia dilakukan 1 kali
selebihnya koordinasi di sela-sela hari kerja. Masalah yang muncul dapat diselesaikan secara bersama-sama dan lebih mudah
walaupun terdapat banyak kendala.
3.
Rapat Besar
Panitia
Rapat besar panitia
dilaksanakan guna memberikan kesiapan dan kematangan kepada semua panitia dalam
pelaksaan wisuda. Mendekati pelaksanaan wisuda rapat besar baru dapat terlaksana. Rapat besar tersebut juga termasuk rapat final yang melibatkan pihak VMI
dan DWM. Hal ini sangat disayangkan
karena kurang adanya komunikasi antara kedua belah pihak sehingga persiapan
yang seharusnya dapat dilakukan jauh-jauh hari menjadi sangat mendesak sehingga
berpengaruh besar terhadap pelaksanaan acara wisuda. Progres setiap seksi
disampaikan pada rapat besar panitia. Permasalahan yang muncul menjadi tanggungjawab
bersama untuk diselesaikan.
Dalam rapat besar terbentuk susunan kepanitiaan
bersama antara VMI dan DWM
Susunan Kepanitiaan Bersama
Wisuda SMK Visi Media Indonesia
Penganggungjawab : Augustinah, S.Pd. M.Si
Ketua Panitia : Firdaus Azwar Ersyad, S.Sn
Sekretaris 1 : Sulistiyowati, S.Pd
Sekretaris 2 : Adisti Evandari
Bendahara : Andiek Padiyanto, A.md
Sie Acara : Sri Kristiana, S.Si
Sie Humas dan
Publikasi 1 : Aditya Indra Wibawa, S.Pd
Sie Humas dan
Publikasi 2 : Andika Dwi, S.Pd
Sie Perlengkapan
dan dekorasi 1 : Hendri Listiawan,
S.Sos
Sie Perlengkapan
dan dekorasi 2 : Agus Nugroho, S.Pd
Sie Konsumsi 1 : Veny Nur
Aini, S.Pd
Sie Konsumsi 2 : Irma Wati,
S.Pd
Sie Dokumentasi
dan transportasi : Taruna Budiono,
S.I.Kom
Sie Dana dan
Sponsorship 1 : Suci
Wahyuningsih, S.Pdk
Sie Dana dan
Sponsorship 2 : Putut
Sanyata, A.Md
Sie keamanan dan parkir :
Rokhmani dan Hery (VMI); Karmin, Yono (DWM)
Pembantu Umum : OSIS SMK VISI
MEDIA
IT/Multimedia : Hendri
Listiawan, S.Sos (VMI)
Noel (DWM)
Grafis/Animasi : Aditya
Indra Wibawa, S.Pd (VMI)
Andre, Leo (DWM)
Setting panggung : Hendri
Listiawan, S.Sos (VMI)
Yadi (DWM)
Audio visual : Aditya
Sanjaya (DWM)
Penerima Tamu :
Sulistiyowati, S.Pd (VMI)
PKL (DWM)
Logistik :
Yayuk (DWM)
MC :
Ester (DWM)
Musik :
Yosie (DWM)
4.
Koordinasi dengan yayasan
Kami melakukan
kordinasi dengan yayasan terkait semua hal yang berkaitan dengan wisuda. Adanya kordinasi dengan yayasan tentu akan lebih mengarahkan acara
prosesi wisuda.
SEKRETARIS
Tugas Sekretaris antara lain:
1.
Membuat surat seperti:
permohonan pembicara, moderator, permohonan membuka acara, permohonan dana,
permohonan kerjasama kepada instansi tertentu, peminjaman gedung dan peralatan
dan kegiatan kesekretariatan yang relevan
2.
Membuat SK kepanitiaan
3.
Menyiapkan dan
mengedarkan daftar hadir peserta dan daftar hadir panitia
4.
Menyiapkan sertifikat
untuk panitia (jika diperlukan)
5.
Membuat tanda
kepanitiaan (jika diperlukan)
6.
Menyediakan lembar
komunikasi kepanitiaan
7.
Membuat list kebutuhan
dan anggaran
8.
Berkoordinasi dengan
seksi terkait sesuai dengan kebutuhan
9.
Bertanggung jawab
kepada ketua panitia
Realisasi
Secara
keseluruhan berjalan dengan lancar. Hanya
saja ada beberapa kendala diantaranya: permintaan surat dadakan yang terkadang membuat kami
harus berpikir lebih, permintaan list nama
wisudawan beserta profil yang telah disiapkan ternyata tidak jadi digunakan,
permintaan nomor tempat duduk wisudawan yang telah disiapkan ternyata tidak jadi
terpakai, pembuatan susunan acara untuk tamu undangan serta orang tua wisudawan
yang sangat mendadak sehingga hasil sangat tidak maksimal. Hal ini disebabkan
tidak adanya list kebutuhan yang diperlukan.
Harapan
Masalah
komunikasi antar panitia dari VMI dan DWM diharapkan terjalin lebih baik,
sehingga tidak sering terjadi miskonsepsi antar kedua pihak. Dan harapan ke depan dari
setiap bidang sebaiknya membuat list surat atau data yang
sekiranya akan diperlukan dan mengajukan diajukan jauh-jauh hari, sehingga hasil
lebih maksimal lagi sehingga kendala serta masalah yang fatal dapat
diminimalkan.
Untuk
undangan ke dinas pemerintahan, sebaiknya Bp. Eko Nugroho yang mengundang.
BENDAHARA
Tugas bendahara antara lain:
a.
Membantu
ketua panitia dalam melaksanakan tugasnya
b.
Memupuk
dan mengembangkan sumber-sumber dana dan sarana-sarana lainnya untuk menunjang
pelaksanaan kegiatan, sesuai dengan kebijaksanaan dan petunjuk pelaksanaan yang
digariskan oleh ketua panitia
c.
Mengadakan
usaha-usaha lainnya yang sah untuk mengumpulkan dana yang dikoordinasikan
bersama sekretaris panitia sesuai petunjuk pelaksanaan yang digariskan oleh
ketua panitia
d.
Menyusun
rencana anggaran belanja dan pengelolaan dana
e.
Mengawasi
pemasukan dan penggunaan dana
f.
Membuat
pembukuan tentang segala sesuatu yang menyangkut pendanaan
g.
Melaksanakan
tugas-tugas lain sesuai dengan pembidangan tugas yang ditentukan
h.
Bertanggung
jawab kepada ketua panitia
Realisasi
Walaupun semua biaya dapat teratasi namun ada beberapa hal
yang menjadi kendala adalah kurangnya pengumpulan dana yang belum tuntas karena
beberapa wisudawan belum melakukan pembayaran. Sehingga dana yang akan
diperlukan di tutup dari dana lain.
Harapan
Keuangan
perlu diclearkan dan acara wisuda untuk tahun ke depan dimasukkan dalam program
kerja kesiswaan, sehingga dapat dipastikan waktu dan biayanya. Diharapkan
masalah biaya wisuda disampaikan kepada orang tua dari awal sehingga ada
kepastian waktu dan kesiapan dari orang tua wisudawan.
ACARA
Tugas Sie Acara antara lain:
a.
Membuat
susunan acara (run down) secara detail dan spesifik (memuat waktu, acara,
pengisian acara, perlengkapan dan tempat)
b.
Bersama
divisi perlengkapan menyusun daftar perlengkapan dan mengadakannya
c.
Mengkonsep
orang-orang ahli yang dibutuhkan dalam kegiatan (ahli dalam melatih paduan
suara)
d.
Berfungsi
sebagai koordinator lapangan dan mengatur hal-hal teknis di lapangan
e.
Mensosialisasikan
draft susunan acara yang detail dan spesifik kepada divisi lain dan pihak-pihak
yang terkait
f.
Bertanggung
jawab kepada ketua panitia
Susunan Acara Wisuda yaitu:
1.
Tamu
undangan dan orang tua wisudawan memasuki ruangan + ramah tamah (snack)
2.
Video
intro memasuki acara
3.
Prosesi
wisudawan memasuki ruang prosesi menuju panggung. Pendamping membawa Bendera
Merah Putih dan bendera VMI
4.
Menyanyikan
Lagu Indonesia Raya
(Hadirin
dan tamu undangan dimohon untuk berdiri)
5.
Menyanyikan
Lagu Hymne Guru
(Hadirin
dan tamu undangan dimohon untuk duduk)
6.
Sambutan
Kepala Sekolah (Augustinah, S.Pd, M.Si)
7.
Sambutan
Perwakilan Orang Tua Wali Murid (
8.
Testimoni
Guru
9.
Penyerahan
piagam penghargaan
10.
Sambutan
perwakilan
Animasi
Dwi Maftukhah
Broadcasting
Levi
11.
Puisi
dalam Paduan Suara (I Have a Dream)
12.
Sambutan
Ketua Yayasan (Eko Nugroho, MBA)
13.
Pemutaran
Video karya selama 3 tahun
14.
Prosesi Wisuda (Animasi dan Broadcast)
15.
Janji
Wisudawan (ditirukan oleh seluruh wisudawan)
16.
Memindah
Tassle (dipimpin oleh kepala Sekolah)
17.
Doa
Penutup (oleh Bapak Putut Sanyata, A.md.
18.
Prosesi
keluar
(wisudawan
memberikan bunga ucapan terima kasih kepada orang tua di luar ruangan wisuda)
19.
Makan
siang dan ramah tamah
Catatan : Dimohon menjaga kebersihan ruangan wisuda dan sekitarnya
Realisasi
a.
Terdapat miskomunikasi
dengan pihak DWM (Mbak Icha) sehingga menyebabkan kelangsungan acara kurang
maksimal
b.
Terdapat wisudawan yang
masih terlambat, sehingga menyebabkan persiapan masuk ruang prosesi agak
terkendala.
c.
Bekerja sendirian,
tidak ada yang membantu
d.
Waktu latihan yang
kurang, salah satu kendalanya adalah masalah panggung yang belum selesai
e.
Dalam acara ramah tamah
tidak ada komunikasi yang baik antara guru dan orang tua.
Harapan
a.
Siswa harus tepat waktu
karena keterlambatan membuat acara mengalami kesalahan yang fatal
b.
Gladi bersih dilakukan
maksimal 5 hari sebelum pelaksanaan
c.
Persiapan yang
dilakukan lebih lama dan lebih matang
d.
Untuk acara ditambahi
sambutan dari Dinas Pendidikan dengan tujuan lebih menghargai tamu undangan
e.
Sie Acara jangan merangkap
wali kelas XII supaya tidak mengalami permasalahan. Karena disamping mengurus
acara wisuda secara bersamaan juga mengurus administrasi kelas XII seperti
membuat dan mencetak rapor.
f.
Gladi bersih jangan tertalu
mepet dan perlu dimatangkan
g.
Masukan dari Bp Eko
Nugroho acara dibuat live di layar (di kanan-kiri atau tengah)
HUMAS DAN PUBLIKASI
Tugas Humas dan Publikasi antara lain:
a.
Mengkonsep dan membuat
media publikasi kegiatan (misalnya dalam bentuk pamflet, leaflet, brosur,
spanduk, baleho, poster, undangan sesuai dengan kebutuhan kegiatan)
menyebarkannya kepada pihak terkait.
b.
Merancang serta
mendesain katalog (album kenangan SMK)
c.
Membantu sie
kesekretariatan dalam mengadakan dan mengelola dokumen-dokumen yang diperlukan
dalam kegiatan (misalnya membantu merancang desain sertifikat dan lainnya)
d.
Membuat list kebutuhan
dan anggaran
e.
Berkoordinasi dengan
sie terkait untuk kepentingan publikasi
f.
Bertanggungjawab kepada
ketua panitia
Realisasi
a.
Kurang maksimal dalam
pengolahan dan perancangan terutama logo sekolah. Karena waktu mepet dan design
diubah-ubah
b.
Asumsi yang berbeda
antara VMI dan DWM masalah logo
Harapan
a.
Katalog untuk tahun
depan dimulai dari kelas 1, supaya biaya tidak terlalu besar maka untuk
tampilan kelas X dan XI dibuat seminimal mungkin
b.
Dijalin komunikasi dan
kerjasama yang lebih baik antara VMI dan DWM
PERLENGKAPAN DAN DEKORASI
Tugas
1.
Merencanakan dan
mendata peralatan perlengkapan kegiatan yang dibutuhkan serta mengupayakan
pengadaannya dengan sebelumnya mengadakan koordinasi dengan bidang lain yang
terkait yang membutuhkan perlengkapan sarana (misalnya perlengkapan wisuda
terkait dengan plakat/souvenir/kenang-kenangan, toga, map ijazah dan kebutuhan
lainnya)
2.
Mengadakan
hubungan/kontrak perjanjian dalam hal peminjaman/penyewaan peralatan
3.
Bertangguang jawab atas
pemeliharaan/perawatan dan pengembalian peralatan perlengkapan kegiatan
4.
Mengadakan dan
mendistribusikan perlengkapan kegiatan
5.
Melakukan tugas-tugas
yang ditugaskan oleh ketua panitia
6.
Melaporkan hasil-hasil
kegiatan kepada ketua panitia
Realisasi
Pelaksanaan tugas sie perlengkapan
dalam kepanitian ini masih menemui berbagai kendala. Kendala yang muncul adalah
konsep panggung yang berubah-ubah. Untuk perlengkapan yang diperlukan sekolah
misalnya toga, plakat/souvenir/kenang-kenangan, toga, map ijazah tidak ada
masalah. Kemudian secara teknis dalam penayangan slide show profil wisudawan
sedikit mengalami kendala teknis karena antara animasi dan broadcasting tidak
sama pembuatannya.
Harapan
a.
Kedepannya lebih focus
misalnya khusus konsep panggung diserahkan ke DWM.
b.
Pembuatan slide show
dibuat sama
c.
Harus ada keberanian dan
langkah cepat dalam mengambil keputusan masalah panggung.
\
DOKUMENTASI DAN TRANSPORTASI
Tugas:
1.
Menyediakan, memproses
dan memproduksi dokumentasi kegiatan dalam bentuk foto ataupun video
2.
Menyediakan dan
menyiapkan sarana transportasi bagi kebutuhan kegiatan
3.
Melakukan tugas-tugas
yang ditugaskan oleh ketua panitia dan berkoordinasi dengan sie lainnya secara
kooperatif
4.
Melaporkan hasil-hasil
kegiatan kepada ketua panitia
Realisasi kegiatan:
Pengerjaan
tugas masing-masing sudah terlaksana dengan cukup baik. Namun ada kendala saat
acara berlangsung yaitu saat acara foto wisudawan + masing-masing orang tua. Mungkin karena tidak
ada arahan dan latihan yang jelas kepada wisudawan dan siswa yang membantu
dalam pengambilan foto, sehingga tidak berjalan sesuai yang direncanakan (tidak
berfoto bersama orangtua tapi malah asyik foto-foto sendiri). Kedepannya untuk
wisudawan dan siswa yang membantu pengambilan foto lebih diarahkan dan diberi
pelatihan. Kemudian untuk video yang ditampilkan saat acara “hasil karya anak 3
tahun” konsep tidak matang. Jadi antara acara dan dokumentasi yang ditampilkan
tidak konsep yang jelas.
Harapan
a.
Harus ada keberanian
dan tindakan yang cepat dan tepat dari VMI dalam mengambil keputusan tentang gambar
yang harus dicapai/diambil.
b.
Adanya koordinasi yang
baik dan matang dalam pengambilan foto
KONSUMSI
Tugas
a.
Menyiapkan dan mengatur
menu makanan (ringan dan berat) termasuk penjadwalannya
b.
Mengupayakan adanya
konsumsi, menyediakan (mempersiapkan) serta menyuguhkannya kepada panitia,
peserta dan pengisi acara
c.
Menyiapkan dan
membereskan alat-alat konsumsi yang dibutuhkan
d.
Mengurus biaya konsumsi
e.
Berkoordinasi dengan
bendahara terkait list kebutuhan dan anggaran
f.
Bertanggung jawab
kepada ketua panitia
Realisasi
Secara keseluruhan sudah baik karena
berkecukupan. Namun terdapat miskomunikasi antara sie konsumsi dengan para guru
karena sebagain besar guru terlewatkan mendapatkan snack. Kemudian saat ramah
tamah, tamu undangan, orang tua dan para guru kurang adanya jalinan yang kurang
hangat (saat makan orang tua dan guru tidak bersamaan). Kemudian ada beberapa
snack yang kurang tahan lama dan kurang pratice.
Harapan
Penyuguhan
snack untuk tahun mendatang lebih pratice dan lebih tahan lama, sehingga perlu
perbaikan lagi. Pengadaan snack yang lebih practice harus didukung pendanaan
yang baik. Lebih memperhatikan dan teliti sehingga tidak ada satupun yang
terlewatkan, baik snack maupun makan besar.
SIE
KEAMANAN
Tugas
a.
Mengatur dan
mempersiapkan penataan seluruh kegiatan yang berkaitan dengan keamanan kegiatan
b.
Mengatur dan
mempersiapkan sarana-sarana yang berkaitan dengan keamanan kegiatan
c.
Melakukan koordinasi
kegiatan pengamanan yang berkaitan dengan kegiatan
d.
Melakukan tugas-tugas
yang ditugaskan oleh ketua panitia
Realisasi
Secara
keseluruhan keamanan dan pengadaan parker berlangsung dengan baik
Harapan
Ada komunikasi
dan pengarahan yang lebih matang sebelum acara dilakukan.
Evaluasi untuk semua kepanitiaan yang terlibat
Secara
keseluruhan acara berlangsung dengan baik, tapi ada beberapa yang perlu
diperbaiki antara lain:
a.
Kurang bertanggung
jawab terhadap tugas masing-masing
b.
Kurang koordinasi
antara panitia
c.
Target harus jelas baik
dari guru, kepanitiaan, siswa
d.
Komunikasi yang kurang
lancar dari pihak VMI dan DWM
e.
Kepanitiaan inti dari
VMI tapi lebih baik kepanitiannya merupakan kepanitiaan bersama (VMI dan DWM)
sehingga DWM diikut sertakan dari awal
f.
Pertemuan final
sebaiknya dilakukan jauh-jauh hari
g.
Kepanitiaan harus
bekerja lebih aktif dan cepat
h.
Catatan penting masalah
persetujuan lebih baik dari Bp Eko secara langsung. Jadi diharapkan lebih aktif
dan jangan sungkan meminta bantuan DWM
i.
Sebenarnya tim sudah
jelas dan ada tapi semua terlaksana sendiri-sendiri
j.
Jangan bekerja
sendiri-sendiri tapi lebih percaya rekan
k.
Among tamu kurang
maksimal karena saat tamu undangan meninggalkan ruangan langsung pulang tanpa
dipersilakan makan/ramah tamah. Jadi pendampingan tamu undangan sangat penting
l.
Pendampingan kepada
orang tua wisudawan saat pulang kurang maksimal. Diharapkan guru-guru lebih
komunikatif dan lebih ramah terhadap orang tua saat akan meninggalkan DWM
0 Response to "Contoh Laporan Evaluasi Kegiatan"
Post a Comment
Jika bermanfaat, Silahkan Tinggalkan Komentarnya :)